Pažymos, nuorašai, išrašai ir kita informacija

Vilniaus rajono savivaldybės administracijos archyve saugomi Vilniaus rajono likviduotų kolūkių, tarybinių ūkių, žemės ūkio bendrovių ir uždarųjų akcinių bendrovių bei individualių įmonių darbo apskaitos dokumentai. Pagal šiuos dokumentus Archyvas parengia likviduotose įmonėse dirbusiems darbuotojams darbo užmokesčio pažymas (kai skiriama senatvės, invalidumo pensija ir kt.), tikslina darbo stažą, atlieka visas kitas funkcijas, susijusias su šių dokumentų saugojimu. Šią paslaugą gyventojai gali gauti Vilniaus rajono savivaldybės administracijoje priėmimo laiku arba paštu ar el. paštu atsiuntę reikiamus dokumentus. Archyve saugomi tik Vilniaus rajone veikusių ir tik likviduotų įmonių dokumentai.
Vilniaus mieste veikusių ir likviduotų įmonių dokumentai saugomi Vilniaus miesto savivaldybės Personalo departamento archyve, Konstitucijos pr. 3, Vilniuje.

Archyvinių pažymų apie darbo užmokestį ir stažą išdavimas.

Melioracijos archyvinės medžiagos M 1:10000 ir M 1:2000 išdavimas.

Vilniaus rajono savivaldybės administracijos archyve saugomi Vilniaus rajono likviduotų kolūkių, tarybinių ūkių, žemės ūkio bendrovių ir uždarųjų akcinių bendrovių bei individualių įmonių darbo apskaitos dokumentai. Pagal šiuos dokumentus Vilniaus rajono savivaldybės administracijos Archyvo poskyris teikia saugomų archyve likviduotų įmonių dokumentų kopijas, išrašus, nuorašus, suteikia sąlygas susipažinti su saugomais dokumentais bei teikia kitas pagal kompetenciją priskirtas paslaugas.

Vilniaus rajono savivaldybės Archyvas priima saugoti likviduotų Vilniaus rajono registruotų įmonių ir organizacijų (nesant tiesioginių jų funkcijų perėmėjų ) dokumentus, kurių saugojimo terminai nepasibaigę toliau saugoti.
(Dokumentų saugojimo terminus nustato Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu). Pažymos dėl įmonės išregistravimo iš Juridinių asmenų registro išduodamos tuo atveju, kai dokumentai yra sutvarkyti pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo reikalavimus bei vadovaujantis Likviduotų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu. Pagrindiniai dokumentų sutvarkymo ir perdavimo reikalavimai:
1. Bylos sudaromos iš vienų kalendorinių metų dokumentų (šis reikalavimas netaikomas tęsiamoms byloms). Jei atitinkamos rūšies dokumentų apyvarta nedidelė, į bylą gali būti dedami kelerių kalendorinių metų dokumentai, jei bylos apimtis nebus didesnė nei 200 lapų. Bylos sudaromos pagal dokumentų rūšį, temą, formą. Dokumentai į bylą dedami chronologinė tvarka (byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu dokumentu). Ilgai saugomų dokumentų bylų lapai turi būti sunumeruoti, įformintas antraštinis lapas ir baigiamasis įrašas.
2. Ilgai saugomų dokumentų bylos turi būti įrašytos į apyrašus. Bylos apyrašuose grupuojamos pagal metus, iš apyrašo eilės numeris užrašomas ant bylų.
3. Trumpai saugomų dokumentų bylos įrašomos į sąrašus. Į sąrašą pirmiausia surašomos anksčiausiai baigtos bylos, po to vėlesnių metų ir t.t. Iš sąrašo eilės numeris užrašomas ant bylų.
4. Sutvarkytos bylos sudedamos į archyvines dėžutes, atitinkančias bylų formatą. Ant dėžučių turi būti nurodytas įmonės pavadinimas, apyrašo (sąrašo) numeris, jose esančių bylų numeriai (nuo...iki), kurių metų bylos ir bylų saugojimo terminas.
5. Įstaiga (įmonė) turi surašyti pažymą apie įmonės veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą. Pažymoje turi būti nurodyta įstaigos (įmonės) istorija (įsteigimas, veikla, struktūra, reorganizavimas, likvidavimas, pavaldumas ir dokumentų sutvarkymo apibūdinimas (ar visi dokumentai išsaugoti, ar dokumentai sutvarkyti laikantis reikalavimų, kokie sudaryti apyrašai, sąrašai).
6. Jei likvidatorius perduotinų dokumentų neturi, savivaldybės administracijai teikiamas prašymas išduoti pažymą dėl likviduojamo juridinio asmens dokumentų. Prašyme nurodoma:
6.1. likviduojamo juridinio asmens pavadinimas, kodas, veiklos laikotarpis;
6.2. priežastys, dėl kurių dokumentai neperduodami saugoti nustatyta tvarka;
6.3. dokumentų praradimo priežastis (apibūdinami prarasti dokumentai, jei tokie atvejai žinomi, ir pateikiami nurodytąsias priežastis pagrindžiantys dokumentai ar jų kopijos;
6.4. laikotarpis, kuriuo sudarytų dokumentų nerasta ir (ar) kuriuo jie nebuvo sudaromi.
7. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio nustato, kad nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai ir fiziniai asmenys veiklos dokumentų valdymą organizuoja vadovaudamiesi įstatymais, kitais teisės norminiais aktais ir atsižvelgdami į savo prievoles bei poreikius, todėl nesutvarkytos ar sutvarkytos ne pagal teisės aktų reikalavimus bylos į Archyvą nepriimamos.
8. Sutvarkyti archyviniai dokumentai priimami pateikus prašymą ir surašius perdavimo aktą.

Likviduojant įmonę į Savivaldybės archyvą perduodami ilgai saugomi ir trumpai saugomi dokumentai, kurių saugojimo terminas nėra pasibaigęs:
1. Įsakymai personalo klausimais (priėmimo, perkėlimo, atleidimo, atostogų vaiko priežiūrai, nemokamų atostogų);
2. Įsakymų personalo klausimais registras;
3. Darbuotojų asmeninės sąskaitos arba atlyginimų apskaičiavimo žiniaraščiai;
4. Darbuotojų darbo sutartys (nuo 1996 m.);
5. Darbo sutarčių registracijos žurnalas;
6. Nelaimingų atsitikimų aktai ir jų tyrimo dokumentai;
7. Nelaimingų atsitikimų registracijos žurnalas.