SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI
Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
turėti aukštąjį išsilavinimą;
turėti vienerių metų darbo patirtį dokumentų tvarkymo srityje;
mokėti dirbti kompiuteriu Microsoft Office programinių paketu;
išmanyti Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles;
mokėti lenkų ir rusų kalbas pažengusiojo vartotojo B2 lygiu;
savo darbe vadovautis Lietuvos Respublikos įstatymais, Vyriausybės nutarimais, Savivaldybės tarybos sprendimais, Savivaldybės administracijos direktoriaus ir Seniūnijos seniūno įsakymais, administracijos darbo tvarkos taisyklėmis, Seniūnijos veiklos nuostatais, kitais aktais, susijusiais su pareigų vykdymu;
laikytis dokumentų tvarkymo standarto ir taisyklių, dalyvauti seminaruose dokumentų tvarkymo ir archyvo tvarkymo klausimais, atsakyti už dokumentų tvarkymą seniūnijoje;
mokėti dirbti su „Microsoft Outlook“, „Internet Explorer“ kompiuterinėmis programomis;
mokėti dirbti su dokumentų valdymo sistema (DVS);
mokėti dirbti su elektroninio archyvo informacine sistema „EAIS“.
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS
Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
organizuoja dokumentų tvarkymą pagal norminių ir metodinių aktų reikalavimus, tvarko ir saugo seniūnijos archyvą;
pokalbius ir prašymus bei perduoda seniūnui;
keičiantis darbuotojui, perduoda dokumentaciją, surašo perdavimo aktą, suderina su seniūnu ir pateikia tvirtinti administratoriui;
vykdo seniūno kitus pavestus darbus.
registruoja gaunamą ir siunčiamą korespondenciją DVS sistemoje, informaciją ir kitą dokumentaciją, perduoda juos vykdytojams, kontroliuoja gaunamų dokumentų vykdymą;
registruoja gyventojų prašymus bei skundus, kontroliuoja jų vykdymą;
rengia atostogų grafiko projektus;
priima ir registruoja prašymus dėl leidimų laidoti išdavimo;
seniūno pavedimu, pagal savo kompetenciją rengia ir teikia seniūno įsakymų projektus;
rengia įvairaus turinio raštus;
rengia seniūnijos gyventojams pažymas apie statinius, apie mirusiojo palaidojimo vietą ir kitokią faktinę padėtį patvirtinančias pažymas;
registruoja notarinius veiksmus;
rengia notarius dokumentus;
tvarko archyvo dokumentus ir bylas;
dirba su elektroninio archyvo informacine sistema „EAIS“;
rengia dokumentacijos planą ir formuoja bylas;
rengia ir derina su archyvu seniūnijos registru sąrašus;
rašo pasitarimų ir susirinkimų protokolus;
konsultuoja ir teikia metodinę paramą kitiems seniūnijos darbuotojams dokumentų tvarkymo klausimais;
suderina su vyresn. finansininku metinę viešųjų pirkimų ataskaitą ir pateikia per CVP IS;
rengia rangos, prekių pirkimo-pardavimo sutarčių projektus su paslaugų ir darbų teikėjais, prekių tiekėjais;
priima lankytojus, informuoja apie juos seniūną;
perduoda ir priima žinias telefonu – el. paštu, nesant seniūnui užrašo telefoninius